Datenschutzerklärung
Informationen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO · Stand: 14. September 2026
1. Geltungsbereich und Überblick
Diese Erklärung informiert darüber, wie Olariche personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen, eine Angebotsanfrage (RFQ) stellen, uns kontaktieren oder als Kunde, Lieferant oder geschäftliche Kontaktperson mit uns zusammenarbeiten. Sie umfasst auch personenbezogene Daten in unseren internen Handels- und Dokumentenabläufen.
Wir erhalten Angaben von Ihnen, erfassen beim Websitebesuch technische Informationen und beziehen gegebenenfalls geschäftliche Kontaktdaten aus den unten genannten Quellen. Nachfolgend erläutern wir Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherkriterien und Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
2. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt
Olariche UG (haftungsbeschränkt), Bismarckstraße 142, 47057 Duisburg, Deutschland. Geschäftsführer: Ifeanyi Dominic Godfrey.
Bei Datenschutzfragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter trade@olariche.com, telefonisch unter +49 174 4750241 oder postalisch unter der vorstehenden Anschrift. Eine bestimmte Form ist nicht erforderlich.
3. Hosting, Sicherheit und Server-Protokolle
Beauftragte Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister verarbeiten die für Bereitstellung und Schutz der Website erforderlichen Daten. Server-Protokolle können IP-Adresse, aufgerufene Seite, Zugriffszeit, Browserinformationen, verweisende Seite und Antwortstatus enthalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen, sicheren Internetangebot und der Aufklärung von Fehlern und Missbrauch.
Der Webserver ist für eine tägliche Protokollrotation mit 14 archivierten Dateien konfiguriert. Bei täglicher Rotation umfasst dies normalerweise etwa zwei Wochen zuzüglich der aktuellen Datei; damit ist keine Löschung jedes Eintrags nach genau 14 Tagen zugesagt. Relevante Aufzeichnungen können zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden.
Der Missbrauchsschutz des RFQ-Formulars prüft Übermittlungsdauer, versteckte Formularfelder und Inhaltsmuster und zählt Anfragen anhand der IP-Adresse in einem 15-Minuten-Fenster. Dieses Fenster begrenzt die Anfragenzahl und ist keine feste Löschfrist: Einträge im Arbeitsspeicher können bis zur Bereinigung oder zum Serverneustart bestehen bleiben. Rechtsgrundlage ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Spam-Abwehr und Sicherung der Verfügbarkeit.
Die Website nutzt HTTPS zum Schutz der Übertragung. Die Schriftarten werden mit der Website ausgeliefert und nicht durch Ihren Browser von Google Fonts nachgeladen.
4. Angebotsanfragen und Geschäftsbeziehungen
Bei einer RFQ-Anfrage verarbeiten wir Unternehmen, Land, geschäftliche E-Mail-Adresse, Produkt, Menge, Lieferbedingungen, Währung, Zielort und gegebenenfalls Kontaktname oder ergänzende Angaben. Damit prüfen wir die Durchführbarkeit, erstellen und besprechen Angebote, beantworten Fragen und betreuen eine daraus entstehende Geschäftsbeziehung. Anfragen werden im internen Handelssystem erfasst und können an die unten beschriebenen CRM- und E-Mail-Dienste weitergegeben werden.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gilt, soweit die Verarbeitung für einen Vertrag mit Ihnen oder von Ihnen angefragte vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist. Handeln Sie für ein Unternehmen, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an der Geschäftsbeziehung mit diesem Unternehmen und der Kommunikation mit seinen Ansprechpartnern. Gesetzlich vorgeschriebene Handels- und Steuerunterlagen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeitet.
Als erforderlich gekennzeichnete Formularfelder benötigen wir zur Bearbeitung; ohne ausreichende Kontakt- und Geschäftsdaten können wir gegebenenfalls kein Angebot erstellen. Weitere Angaben sind freiwillig. Bitte übermitteln Sie in Freitextfeldern keine unnötigen sensiblen personenbezogenen Daten.
Das Kontrollkästchen bestätigt, dass Sie diese Erklärung gelesen haben. Es verlangt keine Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Mit einer RFQ-Anfrage melden Sie sich nicht für einen Newsletter oder eine Marketingliste an.
5. E-Mail, Telefon und WhatsApp
Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Kontaktdaten, Ihre Mitteilung und die zugehörige Korrespondenz zur Bearbeitung des Anliegens. Es gelten die bei Anfragen erläuterten Rechtsgrundlagen zur Vertragsanbahnung bzw. zum berechtigten Interesse. Unsere Domain-E-Mail nutzt Google-Dienste; Google und seine Dienstleister können Nachrichteninhalte, Anlagen und technische Zustelldaten verarbeiten. Beachten Sie die Abschnitte zu Übermittlungen und Aufbewahrung.
WhatsApp ist ein freiwilliger Kontaktweg über einen externen Link. Beim Öffnen verbinden Sie sich mit WhatsApp; beim bloßen Besuch unserer Seite wird kein eingebetteter WhatsApp-Chat geladen. Wenn Sie uns schreiben, erhalten wir Ihre Telefonnummer, gegebenenfalls sichtbare Profilinformationen und die übermittelten Inhalte. Alternativ können Sie E-Mail nutzen.
WhatsApp Ireland Limited stellt den Dienst in der europäischen Region bereit und verarbeitet Daten für eigene Zwecke nach seiner Datenschutzerklärung, auch über internationale Infrastruktur. Für unsere Bearbeitung Ihrer Anfrage gilt diese Erklärung; die eigene Verarbeitung durch WhatsApp wird in dessen Datenschutzerklärung erläutert.
7. CRM und Benachrichtigungsdienste
HubSpot dient zur Organisation geschäftlicher Anfragen und Kontakte. Die RFQ-Synchronisierung umfasst Unternehmensname, Land, E-Mail-Adresse und eine Vorgangsreferenz. Zweck sind eine koordinierte Nachverfolgung und die Betreuung von Kundenbeziehungen. Die Vertragsgesellschaften und Unterauftragsverarbeiter sind in HubSpots Auftragsverarbeitungsbedingungen und Unterauftragsverarbeiterliste beschrieben.
Resend (Plus Five Five, Inc., USA) stellt transaktionale E-Mail-Benachrichtigungen an unser Team zu. Diese können RFQ-Referenz, Unternehmens- und Kontaktdaten, Produktanforderungen, Lieferangaben und Hinweise enthalten. Resend gibt an, dass Dienstdaten auch bei Auswahl einer EU-Versandregion in den USA gespeichert werden.
Diese Dienste unterstützen die Anfragebearbeitung auf den oben erläuterten Rechtsgrundlagen, einschließlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine effiziente und zuverlässige geschäftliche Kommunikation. Die vertraglichen Verarbeitungsbedingungen und Mechanismen für internationale Übermittlungen sind nachstehend verlinkt.
8. Interne Dokumentenverarbeitung
Unsere internen Werkzeuge können die Google-Gemini-API nutzen, um Produktinformationen aus Lieferantenkatalogen und technischen Dokumenten zu extrahieren. Startet ein Mitarbeiter die Extraktion, wird Dokumententext an Google übermittelt; dieser kann darin enthaltene geschäftliche Kontaktdaten umfassen. Das Absenden des öffentlichen RFQ-Formulars löst selbst keine Gemini-Verarbeitung aus.
Zweck ist die Strukturierung von Produktinformationen für den Handel auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unseres berechtigten Interesses an effizienter, zutreffender Dokumentenbearbeitung. Für Googles Verarbeitung gelten dessen API-Bedingungen, einschließlich der anwendbaren EWR-Bestimmungen und begrenzter sicherheitsbezogener Protokollierung. Die Verarbeitung kann außerhalb des EWR stattfinden. Die Extraktion entscheidet nicht über Kreditgewährung oder Vertragsannahme.
9. Weitere Empfänger und Datenquellen
Zugriff erhalten Personen und Dienstleister, die Daten für die jeweilige Aufgabe benötigen. Je nach Geschäftsvorgang können erforderliche Angaben auch an Lieferanten, Transport- und Zollpartner, Zahlungs- oder Finanzierungspartner, berufliche Berater und Behörden übermittelt werden. Je nach Rolle handeln diese als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortliche. Die Weitergabe muss für den jeweiligen Vertrag, berechtigten Geschäftszweck oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich sein; damit ist keine pauschale Weitergabe sämtlicher Anfragedaten an alle Empfängerkategorien gemeint.
Erhalten wir Kontaktdaten nicht unmittelbar von Ihnen, können diese von Ihrem Arbeitgeber, einem befugten Kollegen, einem Handelspartner, einer öffentlichen Unternehmenswebsite oder einem Unternehmensregister stammen. Dazu können Name, geschäftliche Funktion, berufliche Kontaktdaten und der zugehörige Anfrage- oder Geschäftsvorgang gehören. Wir verwenden sie für die relevante Geschäftskommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die konkrete Herkunft Ihrer Daten können Sie bei uns erfragen.
10. Internationale Datenübermittlungen
Wir sagen nicht zu, dass sämtliche personenbezogenen Daten in Deutschland oder im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verbleiben. Die beschriebenen Dienste und Geschäftspartner können Daten in anderen Ländern, einschließlich der USA, verarbeiten. Der Standort des Website-Hostings bestimmt nicht allein, wo E-Mail-, CRM-, Support- oder Dokumentenverarbeitung erfolgt.
Übermittlungen außerhalb des EWR müssen die jeweils anwendbaren Voraussetzungen der Art. 44–49 DSGVO erfüllen. Je nach Empfänger und Übermittlung kommen ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 oder geeignete Garantien nach Art. 46 in Betracht, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und erforderlichenfalls ergänzende Maßnahmen. Das EU–US Data Privacy Framework gilt nur für Übermittlungen, die von der gültigen Teilnahme des Empfängers erfasst sind, nicht für jedes US-Unternehmen.
HubSpots Auftragsverarbeitungsbedingungen beschreiben das Data Privacy Framework für erfasste Übermittlungen und gegebenenfalls Standardvertragsklauseln. Resends Bedingungen enthalten Standardvertragsklauseln. Googles anwendbare Verarbeitungsbedingungen erläutern dessen Übermittlungsregelungen. Die Anbieterlinks in dieser Erklärung informieren über diese Mechanismen; Informationen oder eine Kopie der für Ihre Daten relevanten Garantien erhalten Sie auf Anfrage.
11. Speicherdauer und Löschung
Anfrage- und Geschäftsunterlagen werden aufbewahrt, solange sie zur Prüfung und Beantwortung einer Anfrage, für eine laufende Geschäftsbeziehung oder zur Bearbeitung eines offenen Vorgangs benötigt werden. Danach richten sich die Kriterien nach einem fortbestehenden Nachverfolgungsbedarf, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Für diese Zwecke nicht mehr erforderliche Daten sind zu löschen oder zu anonymisieren. Eine unbeantwortete oder erfolglose RFQ-Anfrage rechtfertigt für sich genommen keine unbegrenzte Speicherung.
Soweit die einschlägigen deutschen Aufbewahrungsvorschriften gelten, werden Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre sowie Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO aufbewahrt. Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres; gesetzliche Ausnahmen und offene Steuerverfahren können sie beeinflussen. Diese Fristen betreffen die jeweils erfassten Unterlagen, nicht automatisch jede Website-Anfrage.
Die Server-Protokollrotation ist oben erläutert. Resend veröffentlicht für seine Standardtarife eine reguläre Speicherdauer von 30 Tagen für E-Mail-Daten und Protokolle; Enterprise-Vereinbarungen können abweichen. Dadurch werden Kopien in unserem Postfach, CRM oder Handelssystem nicht gelöscht. Anbieterprotokolle und Sicherungskopien können gesonderten Löschzyklen unterliegen. Angaben zu den in Ihrem konkreten Fall gespeicherten Unterlagen erhalten Sie auf Anfrage.
12. Ihre Datenschutzrechte
Unter den Voraussetzungen der DSGVO können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und eine Kopie (Art. 15), Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Angaben (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) verlangen. Eine Einschränkung kommt beispielsweise während der Prüfung der Richtigkeit oder eines Widerspruchs in Betracht oder wenn Sie Daten noch für Rechtsansprüche benötigen, obwohl wir sie nicht mehr benötigen.
Art. 20 gewährt Ihnen das Recht, von Ihnen bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und, soweit technisch machbar, an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen, wenn die Verarbeitung automatisiert erfolgt und auf Einwilligung oder einem Vertrag beruht. Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die zuvor rechtmäßige Verarbeitung bleibt unberührt.
Die Rechte gelten unter ihren gesetzlichen Voraussetzungen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können beispielsweise einer sofortigen Löschung entgegenstehen. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats. Ist wegen Komplexität oder Anzahl der Anträge eine Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate erforderlich, informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats mit Begründung. Bei begründeten Zweifeln an der Identität können wir angemessene zusätzliche Angaben anfordern. Anträge sind grundsätzlich kostenlos; Ausnahmen gelten für offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge.
13. Ihr Widerspruchsrecht — Art. 21 DSGVO
Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen; dies gilt auch für darauf gestütztes Profiling. Wir dürfen dann nur weiterverarbeiten, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Werden Ihre Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen, einschließlich des damit verbundenen Profilings. Wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr für diese Werbezwecke. Beide Arten des Widerspruchs können Sie an trade@olariche.com richten.
14. Automatisierte Entscheidungen
Unser RFQ-Ablauf nutzt keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Automatische Spam-Prüfungen können eine Übermittlung zurückweisen; schreiben Sie in diesem Fall an trade@olariche.com, damit unser Team Ihre Anfrage prüfen kann. Die interne Extraktion von Produktdaten ersetzt keine geschäftliche Entscheidung unseres Teams.
15. Beschwerden und Aktualisierungen
Nach Art. 77 DSGVO können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Sie müssen sich nicht vorher an uns wenden. Für unseren Unternehmenssitz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, zuständig.
Stand: 14. September 2026. Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich relevante Dienste oder Verarbeitungstätigkeiten ändern. Soweit erforderlich, informieren wir vor einer Weiterverarbeitung für einen neuen Zweck über diesen Zweck.